Datenschutzhinweise für Auftraggeber / Kunden

Nutzung der Web-Anwendung zyles.ai (Chat-Bot)

1. Gegenstand der Verarbeitung

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir [Kundennamen] als („Auftraggeber“) unsere Gesprächsteilnehmer über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung der Web-Anwendung von zyles.ai ®.

Im Rahmen unserer vertrieblichen Aktivitäten nutzen wir den Chat-Bot zyles.ai ® des Unternehmens Karatas Consulting GmbH & Co. KG, Mittelstraße 1, 56564 Neuwied, Deutschland.

Die Web-Anwendung zyles.ai ® ermöglicht die automatisierte Telefoninteraktionen mit Kunden und Interessenten.

Es erfolgt keine Speicherung von Sprachaufzeichnungen, die Gesprächsinhalte werden ausschließlich transkribiert (verschriftet). Die Verarbeitung erfolgt primär textbasiert und zweckgebunden.

Bei der Nutzung der Web-Anwendung zyles.ai ® kann es zu Interaktionen mit einem KI-basierten Sprachsystem kommen. Gesprächspartner werden zu Beginn des Kontakts darüber informiert, dass es sich um einen KI-unterstützten Anruf handelt.

2. Rollen der Parteien

Verantwortlicher

Der [jeweilige Auftraggeber] ist Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung für die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung der Anwendung zyles.ai.

Auftragsverarbeiter

Das Unternehmen Karatas Consulting GmbH & Co. KG, Mittelstraße 1, 56564 Neuwied handelt als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich:

  • im Auftrag
  • nach Weisung des Auftraggebers

3. Art der verarbeiteten Daten

Im Rahmen der Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Kundendaten (vom Auftraggeber eingegeben)

  • Namen
  • Kontaktdaten
  • Unternehmensdaten
  • sonstige personenbezogene Inhalte

Nutzungsdaten

  • Interaktionen innerhalb der Anwendung
  • Systemlogs
  • Zeitstempel

Technische Daten

  • IP-Adressen
  • Geräte- und Browserinformationen

4. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgenden Zwecken:

  • Durchführung automatisierter Kundenkommunikation
  • Terminvereinbarung und Lead-Qualifizierung
  • Vertriebsunterstützung (Inbound / Outbound)
  • Dokumentation von Gesprächsergebnissen

Eine Verarbeitung zu eigenen Zwecken erfolgt nicht.

4. Weisungsgebundenheit

Die Web-Anwendung zyles.ai ® verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich:

  • auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers
  • im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen mit dem Auftragsverarbeiter

5. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

Zur Bereitstellung der Anwendung können Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden (z. B. Hosting, Infrastruktur, technische Dienstleister).

Diese werden sorgfältig ausgewählt und vertraglich verpflichtet gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine aktuelle Liste kann auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

6. Datenübermittlung in Drittländer

Sofern Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU/des EWR eingesetzt werden, kann eine Übermittlung in Drittländer erfolgen.

Dies erfolgt ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere durch:

  • Standardvertragsklauseln der EU-Kommission
  • Weitere Details finden Sie auf der Webseite von zyles.ai/Datenschutz

7. Löschung und Rückgabe von Daten

Nach Beendigung der Nutzung oder auf Weisung des Auftraggebers:

  • werden personenbezogene Daten gelöscht

sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

8. Verantwortlichkeit des Auftraggebers

Der Auftraggeber ist verantwortlich für:

  • die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung
  • die Einholung erforderlicher Einwilligungen
  • die Einhaltung der Informationspflichten gegenüber Betroffenen

Insbesondere ist sicherzustellen, dass keine unzulässigen Daten verarbeitet werden.

9. Besondere Hinweise zur Nutzung von KI-Funktionen

Soweit die Anwendung KI-gestützte Funktionen enthält:

  • erfolgt die Verarbeitung ausschließlich zur Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung
  • werden Eingaben des Auftraggebers verarbeitet, um Ergebnisse zu generieren

Eine Nutzung der Daten zur eigenständigen Modellverbesserung erfolgt nicht.

10. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung der Web-Anwendung von zyles.ai ®. erfolgt auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung, abhängig von der jeweiligen Verarbeitungssituation

Der Auftraggeber ist verpflichtet sicherzustellen, dass die Verarbeitung der Daten durch ihn auf einer gültigen Rechtsgrundlage beruht, insbesondere:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse.

Der Auftragnehmer prüft diese Rechtsgrundlagen nicht eigenständig.